Seputarkotaku.com, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur berkomitmen untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip dengan mengadopsi sistem digital. Langkah ini diambil untuk menggantikan metode penyimpanan konvensional yang dinilai kurang efisien, sekaligus menjaga keberlanjutan dokumen penting dalam era modern.
Dalam rangka menciptakan sistem administrasi yang lebih terstruktur dan praktis, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur kini memperkenalkan pendekatan digitalisasi arsip sebagai solusi untuk mengurangi penumpukan dokumen fisik yang tidak lagi diperlukan, Selasa (05/11/2024).
Hal ini ditegaskan oleh Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, yang mengungkapkan bahwa pemusnahan arsip fisik yang sudah tidak relevan penting dilakukan, asalkan prosesnya tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
“Dokumen yang sudah usang, jika dibiarkan menumpuk, justru akan menjadi beban bagi setiap dinas. Oleh karena itu, pemusnahan diperlukan, namun tetap harus mengikuti aturan hukum yang ada,” ujar Rasman.
Lebih lanjut, Rasman menekankan bahwa meskipun beberapa arsip fisik akan dimusnahkan, penting untuk memastikan dokumen-dokumen yang masih diperlukan tetap tersimpan dalam format digital.
Hal ini mengantisipasi kemungkinan penggunaan kembali dokumen tersebut dalam proses hukum atau kebutuhan penting lainnya di masa depan.
“Saat terjadi masalah hukum, beberapa dokumen tertentu bisa menjadi sangat penting dan bernilai tinggi. Digitalisasi arsip akan memastikan dokumen tersebut tetap aman dan mudah diakses ketika diperlukan,” tambahnya.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan oleh Dispora Kaltim berasal dari periode 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum sepenuhnya diterapkan. Meski arsip-arsip tersebut sudah tidak lagi digunakan, data pentingnya tetap terjaga dalam format digital yang lebih aman dan efisien.
“Keputusan untuk memusnahkan arsip tidak diambil secara sembarangan. Arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun memang sebaiknya dibuang untuk mencegah penumpukan yang tidak perlu,” kata Rasman.
Dengan adanya kemajuan teknologi digital, Rasman percaya bahwa Dispora Kaltim dapat mengelola arsip dengan lebih cepat, efektif, dan efisien. Ia optimis bahwa digitalisasi akan memudahkan proses penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen dalam jangka panjang.
“Saat ini, teknologi digital memudahkan kita dalam mengelola arsip. Saya yakin, langkah ini akan meningkatkan kinerja dan efisiensi administrasi pemerintahan kita,” tutup Rasman.(*/adv)